Banner_1924x90_2

1075x40-2_ga

Когда расходы уменьшают базу по налогу на прибыль

10 февраля 2017
2899 0


Razgulin

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3 класса

Razgulin_int

Когда расходы уменьшают базу по налогу на прибыль

10 февраля 2017 2899

Согласно главе 25 Налогового кодекса перечень расходов, которые могут быть учтены при расчете базы по налогу на прибыль, является открытым. Компании вправе самостоятельно принимать решения о включении тех или иных затрат в налоговую базу. Но нередко они сталкиваются с проблемами при их документальном и экономическом обосновании. Критериям признания расходов посвящено интервью с Сергеем Разгулиным, действительным государственным советником РФ 3 класса.

Как нормы различных отраслей законодательства влияют на возможность включения произведенных компанией выплат в расчет базы по налогу на прибыль в качестве расходов?

Есть одно немаловажное обстоятельство, о котором на практике довольно часто забывают: расходы не должны производиться с нарушением законодательства.

Так, согласно Трудовому кодексу доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20 процентов от начисленной месячной заработной платы (ст. 131 ТК РФ). Расходы в виде выплат работникам в натуральной форме сверх указанного ограничения противоречат законодательству и, соответственно, не включаются в расчет налоговой базы (письмо Минфина России от 05.11.2009 № 03-03-05/200).

Трудовое законодательство также не предусматривает денежные компенсации работникам вместо фактического предоставления им ежегодного оплачиваемого отпуска сроком 28 календарных дней. Следовательно, такие выплаты не могут быть отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу (пост. Президиума ВАС РФ от 23.11.2010 № 10411/10).

Жилищное и гражданское законодательство не допускают не только использование жилого помещения юридическим лицом в предпринимательских целях, но и саму сдачу в аренду жилого помещения для иных целей, кроме как для проживания (п. 2 ст. 288 ГК РФ; ст. 17 ЖК РФ). Поэтому расходы компании по договору аренды жилого помещения, используемого в качестве офиса, не уменьшают налоговую базу (письмо Минфина России от 29.09.2014 № 03-03-06/1/48504).

Законодательство о торговле оказывает влияние на расчет налоговой базы следующим образом. С 15 июля 2016 года совокупный размер вознаграждения продавцу за закупку определенного количества продовольственных товаров, а также плату за их продвижение, оказание логистических и иных услуг не должен превышать 5 процентов от цены приобретенных товаров (ст. 9 Федерального закона от 28.12.2009 № 381-ФЗ (далее - Закон № 381-ФЗ)). Выплата хозяйствующими субъектами, осуществляющими поставки продовольственных товаров, хозяйствующим субъектам, осуществляющим торговую деятельность посредством организации торговой сети, вознаграждения в большем размере либо выплата иных видов вознаграждения, не предусмотренных Законом № 381-ФЗ, не допускается. Если такая оплата все же была произведена, компания не вправе учитывать ее в расходах при определении налоговой базы.

Договоры поставки, заключенные до 15 июля 2016 года, необходимо привести в соответствие с новыми правилами до 1 января 2017 года (в ред. Федерального закона от 03.07.2016 № 273-ФЗ (далее - Закон № 273-ФЗ)).

До 15 июля 2016 года ограничивался лишь размер вознаграждения за приобретение определенного количества продовольственных товаров - не более 10 процентов от их цены. Оплата вознаграждения в большем размере, оплата иных действий продавца в рамках договора поставки не учитывалась в расходах компании-поставщика для целей расчета налога на прибыль (ч. 2 ст. 3 Закона № 273-ФЗ письмо Минфина России от 19.02.2010 № 03-03-06/1/85).

В соответствии с антитабачным законодательством (подп. 1 п. 1 ст. 16 Федерального закона от 23.02.2013 № 15-ФЗ) запрещается предоставление скидок с цены табачных изделий любыми способами, в том числе посредством купонов и талонов. Расходы на премии (скидки), предоставление которых противоречит законодательству, не учитываются при налогообложении (письмо Минфина России от 15.01.2016 № 03-03-06/1/831).

Также обратите внимание, что в части расходов по договорам возмездного оказания услуг с юристом или адвокатом условие о выплате вознаграждения в зависимости от факта принятия судом решения в пользу компании нарушает основы конституционного строя и публичного правопорядка, принципы самостоятельности и независимости судебной власти, которая не может быть предметом частноправового регулирования (пост. КС РФ от 23.01.2007 № 1-П). Вынесение благоприятного судебного решения не может рассматриваться как предмет договора на оказание юридических услуг. Инспекторы при проверке с большой долей вероятности доначислят налог на прибыль по выплаченному согласно такому договору "гонорару успеха", включенному в расходы при расчете налоговой базы (пост. АС ПО от 23.01.2015 № Ф06-19062/13).

Однако есть судебная практика, согласно которой несоблюдение требований иных отраслей законодательства не влияет на порядок учета расходов. Целесообразно ли компании руководствоваться такой практикой в своих действиях?

Практика не во всех случаях однородна. С одной стороны, Пленум ВАС РФ (п. 11 пост. Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 № 33) указывает, что невыполнение налогоплательщиком при осуществлении хозяйственной деятельности тех или иных предписаний, установленных как публично-правовыми, так и гражданско-правовыми нормами (например, неполучение в необходимых случаях лицензии, иных разрешений или согласований; неосуществление регистрации договора и т.п.), влечет для него неблагоприятные налоговые последствия (например, невозможность использовать освобождение от налогообложения конкретных операций, применять налоговые вычеты, заявлять налог к возмещению из бюджета и др.) лишь в том случае, если это прямо предусмотрено положениями части второй Налогового кодекса.

С другой стороны, часть вышеназванных примеров как раз отражена в судебных решениях. По меньшей мере рискованно признавать при расчете налоговой базы расходы по деятельности, осуществление которой нарушает законодательство и влечет ответственность.

По мнению Минфина России, запреты, установленные иными отраслями законодательства, являются обязательными для целей налогообложения и не требуют дублирования нормами Налогового кодекса (письмо Минфина России от 24.03.2010 № 03-03-05/59).

В частности, инспекторы при возникновении спора могут построить свою позицию о неправомерности учета расходов для целей налогообложения на том, что хотя расходы и подтверждены документально, но сами документы оформлены не в соответствии с законодательством.

Например, не уменьшают налоговую базу расходы по оплате работ застройщика, если он не является членом саморегулируемой организации, не имеет свидетельство о допуске к работам, которые оказывают влияние на безопасность объектов капитального строительства и договор строительного подряда (субподряда) с ним был признан судом недействительным (письмо Минфина России от 09.03.2010 № 03-03-06/1/121).

Также отмечу, что законодатели хотят закрепить в Налоговом кодексе запрет подтверждать затраты документами, подписанными неуполномоченными лицами (проект федерального закона № 529775-6).

Компания планирует взять в аренду здание на срок более одного года и заключить соответствующий договор с арендодателем. Может ли она учесть при расчете налоговой базы расходы на арендные платежи в случае, если договор не представлен на госрегистрацию?

Согласно нормам Гражданского кодекса договор аренды здания или сооружения заключается в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами (п. 2 ст. 434 ГК РФ). Если срок действия такого договора составляет не менее одного года, он подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента регистрации (п. 2 ст. 651 ГК РФ).

Вместе с тем в 2001 году Конституционный Суд РФ сделал вывод о том, что государственная регистрация договора аренды здания или сооружения, равно как и государственная регистрация права аренды, не могут подменять собой договор аренды как основание возникновения, изменения и прекращения права аренды, вторгаться в содержание договора (определения КС РФ от 05.07.2001 № 132-О, от 05.07.2001 № 154-О).

С 1 июня 2015 года вступила в силу новая редакция пункта 3 статьи 433 Гражданского кодекса (в ред. Федерального закона от 08.03.2015 № 42-ФЗ), согласно которой договор, подлежащий государственной регистрации, считается для третьих лиц заключенным с момента его регистрации, если иное не установлено законом.

Налоговое законодательство позволяет включать при расчете налоговой базы затраты на арендные платежи в состав расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Учитывая произошедшие в Гражданском кодексе изменения, возможные претензии со стороны инспекторов в части документального подтверждения затрат при отсутствии госрегистрации договора аренды здания или сооружения, заключенного с 1 июня 2015 года, представляются малообоснованными.

В чем заключаются предусмотренные Налоговым кодексом условия включения расходов в налоговую базу?

Расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Данные условия, предусмотренные статьей 252 Налогового кодекса, применяются как для целей расчета налога на прибыль, так и для ЕСХН и УСН (п. 3 ст. 346.5, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Чтобы включить понесенные затраты в расчет налоговой базы, компания должна действовать в своих интересах, то есть не в рамках агентского или другого посреднического договора, предусматривающего компенсацию затрат принципалом (иным доверителем).

Имущество или результаты оплаченных работ (услуг) должны принадлежать компании. Если ими пользуются третьи лица (в том числе дочерние организации), то в налоговой базе можно признать расходы лишь в соответствующей части, не относящейся к стоимости безвозмездно переданного третьим лицам имущества (работ, услуг, имущественных прав).

Условием признания расходов также является факт несения их в деятельности, направленной на получение дохода. Например, затраты на благотворительность не учитываются при расчете налоговой базы. Важна именно нацеленность на получение дохода, а не фактически достигнутый результат.

По мнению Конституционного Суда РФ, любой расход предполагается экономически оправданным. Бремя доказывания его необоснованности возлагается на налоговые органы. При этом обоснованность расходов не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности, полученного результата (определение КС РФ от 04.06.2007 № 320-О-П).

Что в таком случае может привлечь внимание инспекторов при проверке?

Налоговый кодекс прямо относит некоторые затраты к расходам. Основной риск предъявления претензий со стороны инспекторов касается соблюдения компанией требований по экономической обоснованности и документальной подтвержденности расходов. Проверяющие стремятся использовать концепцию необоснованной налоговой выгоды.

Например, при анализе "обоснованности" выплаченной работникам премии они могут "оценивать" соответствие ее профессиональным достижениям работников, влияние этих достижений на экономическое положение компании и ее место (рейтинг) среди конкурентов. Если успехи у персонала отсутствуют или имеются потери для компании, а величина премии при этом значительна и расчет о соответствии ее размера вкладу работника в результаты деятельности организации по извлечению прибыли не приведен, то возможен отказ в уменьшении налоговой базы (пост. АС МО от 19.07.2016 № Ф05-9618/16). Даже при том, что выплата произведена на основании трудовых договоров (контрактов) и в связи с трудовыми показателями.

По сути, в подобных ситуациях инспекторы подменяют органы управления компании, называя необоснованной, например, выплату премии, когда деятельность убыточна, заявляя о завышении расходов вне процедуры налогового контроля в связи с совершением сделок между взаимозависимыми лицами.

Строго говоря, подход "компания не должна была нести расходы или могла понести расходы в меньшем размере" является нарушением заявленных в Налоговом кодексе и подтвержденных Конституционным Судом РФ (определение КС РФ от 04.06.2007 № 320-О-П) принципов признания расходов.

Инспекторы и судьи при анализе произведенной компанией выплаты, скорее всего, будут устанавливать ее связь с деятельностью, направленной на извлечение дохода. При этом ключевым фактором при принятии окончательного решения становится субъективная оценка судом собранных налоговым органом доказательств.

Какие запреты на учет расходов содержит глава 25 Налогового кодекса, и все ли они окончательны?

Статья 270 Налогового кодекса содержит перечень расходов, которые нельзя включать в расчет налоговой базы на основании их экономической необоснованности.

Однако возможность признания некоторых из поименованных в ней выплат есть. Она зависит от соблюдения компанией дополнительных условий. Так, закрепление в трудовых и (или) коллективных договорах делает обоснованными расходы в виде бесплатного или льготного питания работников, оплаты проезда к месту работы и обратно.

Наряду с экономической необоснованностью статья 270 Налогового кодекса содержит и иные причины невключения затрат в расчет налоговой базы. Например, в силу того, что не учитываемые в расходах суммы одновременно не включаются в состав доходов (например, в части имущества, переданного (полученного) в рамках целевого финансирования) (подп. 14 п. 1 ст. 251, п. 17 ст. 270 НК РФ).

Новая особенность связана с уменьшением транспортного налога на сумму платы в счет возмещения вреда, причиняемого автомобильным дорогам общего пользования федерального значения транспортными средствами, имеющими разрешенную максимальную массу свыше 12 тонн, зарегистрированными в реестре транспортных средств системы взимания платы (плата в систему "Платон") (Федеральный закон от 03.07.2016 № 249-ФЗ). В период с 1 января 2016 года по 31 декабря 2018 года нельзя учитывать в базе по налогу на прибыль суммы платы, на которые был уменьшен транспортный налог, исчисленный за налоговый (отчетный) период по большегрузам (п. 48.21 ст. 270 НК РФ).

Вместе с тем существуют и экономически необоснованные запреты на учет расходов. В частности, в виде сумм вознаграждений и иных выплат, осуществляемых членам совета директоров (п. 48.8 ст. 270 НК РФ). Данное ограничение вполне может стать предметом конституционного разбирательства, особенно с учетом определения Конституционного Суда РФ, предписывающего начислять страховые взносы на вознаграждения членам совета директоров (определение КС РФ от 06.06.2016 № 1170-О).

Возможна ли ситуация, когда несение расходов допускается отраслевым законодательством, но для целей налогообложения их учесть нельзя?

Да, такие случаи встречаются на практике.

В качестве примера можно привести затраты организаций на оплату работникам занятий в спортивных секциях, фитнес-центрах, бассейнах и т.п.

Согласно Налоговому кодексу прочими расходами, связанными с производством и реализацией, являются расходы на обеспечение нормальных условий труда, предусмотренные законодательством РФ (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Утвержденный на основании Трудового кодекса Типовой перечень ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 01.03.2012 № 181н) предусматривает мероприятия, направленные на развитие физической культуры и спорта в трудовых коллективах.

Однако указанные выше расходы не могут быть учтены при определении базы по налогу на прибыль, поскольку пункт 29 статьи 270 Налогового кодекса устанавливает на это прямой запрет (письмо Минфина России от 17.10.2014 № 03-03-06/1/52376).

Также компания может столкнуться с нормированием размера расходов, учитываемых при расчете налоговой базы. Например, в части выплат работникам сверх установленных Правительством РФ норм (утв. пост. Правительства РФ от 08.02.2002 № 92) компенсации за использование в служебных поездках их личных легковых автомобилей или мотоциклов.

Интересна ситуация с расходами на горюче-смазочные материалы (далее - ГСМ). Их можно включить в расчет налоговой базы либо в качестве материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ), либо в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией (как расходы на содержание служебного транспорта) (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р) не носят обязательного характера для целей расчета налога на прибыль, так как такое нормирование не предусматривает глава 25 Налогового кодекса. Иными словами, расходы на ГСМ учитывают в налоговой базе в фактическом размере (письмо Минфина России от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61).

Являются ли экономически обоснованными расходы в виде неустойки, выплаченной по сделкам с контрагентами?

Да, являются и учитываются при расчете налоговой базы в качестве внереализационных расходов (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Не уменьшают налоговую базу только пени, штрафы, санкции, перечисляемые в бюджет (в государственные внебюджетные фонды), санкции, взимаемые государственными организациями, которым законодательством предоставлено право их наложения (например, штрафы, взимаемые государственными учреждениями, подведомственными органам исполнительной власти, уполномоченными на осуществление государственного надзора).

Обратите внимание, что санкции, уплаченные в бюджет за нарушение договорных или долговых обязательств с органами власти, которые выступают от имени государства (муниципальных образований), а также возмещение причиненного ущерба по обстоятельствам, возникшим из гражданских отношений, учитываются в расходах (письмо Минфина России от 06.11.2009 № 03-03-06/1/729).

Можно ли учесть при расчете налоговой базы санкции в виде удержания продавцом стоимости билетов, возвращаемых из-за отмены командировки?

Да, их также можно учесть в составе внереализационных расходов (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). При этом датой осуществления расхода в виде санкций за нарушение договора будет дата признания его должником.

Обстоятельством, свидетельствующим о признании обязанности уплатить штраф, является как фактическая уплата штрафа, так и подтвержденная документально готовность его заплатить (письмо Минфина России от 25.09.2009 № 03-03-06/1/616). В качестве подтверждающих документов можно использовать письмо контрагенту.

Учитываются ли при расчете налоговой базы затраты, которые произведены за счет безвозмездно полученного имущества?

Налоговый кодекс предусматривает нормы о безналоговой передаче имущества. В том числе если уставный капитал получающей стороны более чем на 50 процентов состоит из вклада (доли) передающей стороны (подп. 11 п. 1 ст. 251 НК РФ).

Расходы компании, произведенные за счет денежных средств, полученных от ее учредителя, уменьшают налоговую базу на общих основаниях (письмо Минфина России от 20.03.2012 № 03-03-06/1/142).

Вместе с тем установлен специальный порядок определения расходов при реализации имущества (ст. 268 НК РФ). По общему правилу он допускает уменьшение доходов только на фактически понесенные компанией расходы, которые при безвозмездном получении имущества определяются как сумма соответствующего дохода, учтенная при налогообложении (п. 2 ст. 254 НК РФ).

Что касается амортизируемого имущества, то статья 256 Налогового кодекса не содержит ограничений по включению в его состав имущества, которое получено в собственность безвозмездно в соответствии с положениями подпункта 11 пункта 1 статьи 251 Налогового кодекса.

Однако, по мнению Минфина России, имущество, расходы на приобретение которого у получателя отсутствуют, должно приниматься к учету по нулевой стоимости (письмо Минфина России от 27.06.2016 № 03-03-06/1/37164).

Также отмечу, что не применяется амортизационная премия (в размере не более 10%; в отношении основных средств 3-7 амортизационных групп - не более 30%) к первоначальной стоимости основных средств, полученных от учредителя в качестве вклада в уставный капитал. Ведь в данном случае не выполнено условие о наличии расходов, понесенных на приобретение таких объектов (п. 9 ст. 258 НК РФ).

В чем суть документальной подтвержденности расходов для целей расчета налоговой базы?

Документальная подтвержденность заключается в наличии у компании составленных в соответствии с законодательством документов, которые предусмотрены для оформления соответствующего вида расхода. Использование иных документов может лишь косвенно подтверждать произведенный расход (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ).

Чем подтвердить затраты на покупку билетов в бездокументарной форме (электронные билеты) для проезда работника к месту командировки?

В данном случае оправдательными документами являются:

  • для авиабилета - сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут-квитанция на бумажном носителе (в которой указана стоимость перелета), посадочный талон (подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту);
  • для железнодорожного билета - контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде через интернет.

Как подтвердить для целей налогообложения оказание услуг, если отсутствует акт?

Составление двустороннего акта, подтверждающего факт оказания услуг, не является обязательным, если иное прямо не предусмотрено законодательством (например, при регулировании договора подряда) (ст. 753 ГК РФ). Установленный главой 25 Налогового кодекса порядок признания доходов и расходов при методе начисления предусматривает определение даты получения доходов (осуществления расходов) в ситуациях, когда акты отсутствуют.

Если законодательство не требует составления актов и условие об их составлении отсутствует в договоре, то вознаграждение по договору будет учитываться в доходах и расходах в соответствии со статьями 271 и 272 Налогового кодекса и учетной политикой компании для целей налогообложения. При этом подтверждать понесенные расходы могут платежные документы.

А можно ли учесть при расчете налоговой базы расходы по сделке, если договор между сторонами не заключается и оплата производится по выставленному счету?

Да, практика вступления в договорные отношения без заключения собственно договора существует.

Для целей налогообложения договор не является первичным документом (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ)).

Вместе с тем следует учитывать положения Гражданского кодекса, которые требуют обязательного заключения договора в письменной форме (ст. 550, 609, 808, 940 ГК РФ). Такие обязанности установлены для продажи недвижимости, аренды, займа, страхования и ряда других сделок.

Несоблюдение данного условия может повлечь признание сделки недействительной.

Обратите внимание, что иногда непосредственно Налоговый кодекс требует наличие договора. Например, договора с образовательным учреждением в отношении расходов на обучение работников (письмо Минфина России от 09.11.2012 № 03-03-06/2/121).

При приобретении услуг (обучение, реклама), имущественных прав через интернет соглашение может заключаться не в письменном, а в электронном виде путем принятия стандартных условий, изложенных на сайте исполнителя. В подобных ситуациях расходы подтверждают: платежные документы, распечатанная и заверенная страница электронной переписки, свидетельствующая о заказе и получении услуги, скриншоты (в качестве косвенного подтверждения расходов).

Влияют ли допущенные при составлении первичных документов ошибки на признание расходов в налоговой базе?

Напомню, что с 2013 года компании вправе самостоятельно разработать (в том числе на базе содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации), закрепить в учетной политике и использовать в своей деятельности собственные формы первичных учетных документов. При этом в качестве обязательных реквизитов первичного документа законодательство предусматривает (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  • наименование документа;
  • дату его составления;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи перечисленных выше лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

При надлежащем заполнении в первичном документе всех обязательных реквизитов он подтверждает понесенные расходы.

Отсутствие оттиска печати (печатей) организации (организаций) не является основанием для отказа в признании соответствующих затрат при расчете налоговой базы (письмо ФНС России от 13.01.2016 № СД-4-3/105@).

Внесение исправлений допускается, если иное не предусмотрено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета.

Если ошибки в документе несущественны, то расходы могут быть учтены без внесения исправлений.

К несущественным относятся ошибки, которые не препятствуют идентификации:

  • сторон сделки, предмета сделки (наименования товара, работ, услуг, имущественных прав), цены сделки (письма Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547, от 28.08.2014 № 03-03-10/43034);
  • лиц, подписавших товарные чеки (определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450).

Каковы особенности подтверждения расходов документами, составленными в электронной форме и подписанными электронной подписью?

В настоящее время электронный документ, подписанный любым видом электронной подписи, установленным законом «Об электронной подписи» (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ), подтверждает расходы, если законодательством не предусмотрено составление документа на бумажном носителе (письмо Минфина России от 05.05.2015 № 07-01-06/25701).

При этом аутентичность электронного первичного документа, подписанного простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписью, должна быть обеспечена наличием в соответствующем соглашении между контрагентами порядка проверки электронных подписей (письмо ФНС России от 19.05.2016 № СД-4-3/8904).

При истребовании у компании документов, составленных в электронной форме по установленным ФНС России форматам, их направляют в инспекцию по телекоммуникационным каналам связи.

Если документы составлены не по установленным форматам, то по требованию налогового органа они представляются на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (письмо Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1).

Полагаю, что практика использования регламентированных электронных форматов будет расширяться, так как ФНС России наделена полномочиями по их утверждению (пост. Правительства РФ от 03.04.2015 № 325).

Предположим, что компания передала оригиналы документов в суд. Чем в таком случае подтвердить расходы при истребовании документов налоговиками?

Копиями этих документов. Заверить их вправе сама компания (письмо Минфина России от 20.01.2011 № 03-03-06/1/15). При заверении можно указать место нахождения оригиналов. Аналогичный способ может быть рекомендован для случаев, когда есть вероятность того, что с течением времени показатели, отраженные на оригинале (например, на кассовом чеке), станут нечитаемыми. Оригинал и копия документа должны храниться вместе.

Как действовать компании в случае, когда товар или услуга приобретаются у иностранного контрагента и документы составлены на иностранном языке?

В России учет ведется на русском языке. Первичные документы, полученные от иностранного контрагента, или документы, подтверждающие пребывание работника в заграничной командировке, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский язык (ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1). Перевод может быть выполнен сотрудниками самой компании или профессиональным переводчиком. Достаточно перевода только тех показателей, которые влияют на налогообложение (письмо Минфина России от 14.09.2009 № 03-03-05/170). Если речь идет о типовой форме, то полный перевод может быть выполнен однократно, а в последующем — только в части изменяющихся показателей (письмо Минфина России от 03.11.2009 № 03-03-06/1/725).

Каковы особенности сроков хранения документов, подтверждающих расходы?

Общий срок хранения документов составляет четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Данный срок следует исчислять с момента окончания налогового периода, в котором учет расходов завершен. Например, для расходов по амортизации срок хранения первичных документов, подтверждающих формирование первоначальной стоимости объекта, начинает течь с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.

Есть и специальные сроки хранения документов. Так, при переносе убытков на будущее компания обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода (п. 4 ст. 283 НК РФ; письмо Минфина России от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).

При этом Закон № 402-ФЗ предписывает хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

В законодательстве об архивном деле действуют свои сроки хранения документов (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Например, документы по амортизации основных средств хранятся постоянно.

Таким образом, для определения сроков хранения документов в налоговых правоотношениях следует руководствоваться сроками Налогового кодекса, а для архивных целей тот же самый документ будет храниться в течение сроков, предусмотренных нормативными актами об архивном деле.

Версия для печати

Популярное

Компенсация за неиспользованный отпуск. Расчет компенсации

21 июля 2015 238966

Каждому работнику положен ежегодный оплачиваемый отпуск. Если он его не использовал (или использовал не полностью), то большинстве случаев независимо от причин увольнения ему полагается и денежная компенсация за неиспользованный отпуск. Ее размер зависит как от причины увольнения, так и от продолжительности работы. Рассмотрим на практических примерах расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

Срок полезного использования основных средств

08 августа 2016 226622

Срок полезного использования основных средств — это период (количество месяцев), в течение которого компания предполагает использовать основное средство и получать от него экономические выгоды. В зависимости от срока полезного использования ОС распределяются по амортизационным группам. В статье мы рассмотрим, как правильно установить срок полезного использования новых и бывших в употреблении ОС, на что следует обратить внимание при его определении, а также изменении в процессе использования объекта.

Заполнение строки 210 декларации по прибыли

19 января 2016 161114

В строке 210 декларации по налогу на прибыль указывают общую сумму начисленных авансовых платежей за отчетный (налоговый) период. При заполнении строки 210 следует учитывать некоторые нюансы. Так, например, налогоплательщик сможет уменьшить сумму налога (авансового платежа), исчисленного по итогам налогового (отчетного) периода 2015 года, зачисляемую в бюджет города Москвы, на сумму торгового сбора, фактически уплаченную за III квартал 2015 года.