Вручение подарков сотрудникам — традиция, которая может иметь налоговые последствия. Чтобы не допустить ошибок при учете и налогообложении таких расходов, важно различать, в каком случае подарок считается доходом, а когда — безвозмездной передачей, не связанной с трудовыми отношениями.
Когда с подарков удерживается НДФЛ
Если работник получает подарок от компании, он приобретает доход в натуральной форме. Такой доход подлежит обложению НДФЛ, но только с суммы, превышающей 4000 рублей за год (п. 28 ст. 217 НК РФ). Стоимость подарков до этой суммы не включается в налогооблагаемую базу.
Когда подарок выдается в качестве поощрения за труд — например, за выполнение плана, достижение KPI или участие в корпоративных проектах — налог взимается с полной стоимости. В этом случае подарок фактически признается частью оплаты труда, а освобождение по лимиту 4000 рублей не применяется.
Как считать страховые взносы
По общему правилу страховые взносы начисляются на все выплаты, которые связаны с исполнением работниками трудовых функций (ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Если подарок расценивается как элемент системы мотивации или премия в натуральной форме, взносы начисляются в полном объеме, включая взносы на травматизм.
Когда подарки не облагаются взносами
Если подарок не связан с трудовыми обязанностями и вручается, например, в честь праздника, юбилея или памятной даты, взносы начислять не нужно. Такое дарение оформляется договором дарения, подтверждающим безвозмездный характер передачи. Эту позицию неоднократно подтверждали суды и Минздравсоцразвития.
Подарок, не связанный с трудовыми отношениями, не облагается страховыми взносами. Главное — подтвердить его разовый и безвозмездный характер письменным договором дарения.
Согласно п. 2 ст. 574 ГК РФ, договор дарения движимого имущества заключается письменно, если стоимость подарка превышает 3000 рублей. Для целей страховых взносов размер значения не имеет — важен сам факт документального оформления.
Пример учета подарков
Предположим, организация преподнесла сотруднице два подарка:
- за высокие показатели — мультиварку стоимостью 4720 руб. (в том числе НДС 720 руб.);
- ко дню рождения — вазу стоимостью 1180 руб. (в том числе НДС 180 руб.).
Бухгалтерский учет может выглядеть так:
- Дт 41 Кт 60 — приобретена мультиварка (4720 руб.);
- Дт 73 Кт 41 — передан подарок за результаты труда;
- Дт 26 Кт 73 — расходы по подарку включены в учет;
- Дт 70 Кт 68 (НДФЛ) — удержано 613,6 руб. (4720 × 13 %);
- Дт 26 Кт 69 — начислены страховые взносы (4720 × 30,2 % = 1425,44 руб.).
Для подарка ко дню рождения операции будут другими:
- Дт 41 Кт 60 — оприходована ваза (1000 руб. без НДС);
- Дт 19 Кт 60 — отражен НДС 180 руб.;
- Дт 68 (НДС) Кт 19 — НДС принят к вычету;
- Дт 91 «Прочие расходы» Кт 41 — списана стоимость подарка;
- Дт 91 «Прочие расходы» Кт 68 (НДС) — начислен НДС 180 руб. (1000 × 18 %).
Налоговый и бухгалтерский учет
Подарки, не связанные с производственной деятельностью компании (например, личные праздники сотрудников), не учитываются при расчете налога на прибыль. В бухгалтерском учете такие затраты отражаются как прочие расходы. В результате возникает постоянная разница между бухгалтерской и налоговой базой и, как следствие, ПНО — постоянное налоговое обязательство.
Дт 99 Кт 68 (налог на прибыль) — 200 руб. (1000 × 20 %) — отражено ПНО по подарку ко дню рождения.
Главные выводы
- Подарки, связанные с результатами труда, облагаются НДФЛ и всеми видами страховых взносов.
- Подарки по личным или праздничным поводам можно оформить договором дарения — в этом случае взносы не начисляются.
- НДФЛ удерживается только с суммы, превышающей 4000 рублей в год на одного работника.
- Для налогового учета важно различать деловые подарки и личные презенты: первые включаются в расходы, вторые отражаются только в бухгалтерии.
Грамотное документальное оформление и правильное определение характера подарка помогут компании избежать споров с налоговой и дополнительных начислений.
