На практике бывает, что для задач офиса берут свои вещи; в таких случаях сотруднику платят отдельно. При соблюдении оговоренных требований и наличии нужных бумаг указанная сумма не признаётся объектом обложения НДФЛ.
С письменного одобрения компании человек вправе применять в деятельности свои инструменты, аппаратуру и материалы.
В подобных ситуациях правовые требования сводятся к двум денежным мерам, как закрепляет ст. 188 ТК РФ.
- Денежная доплата за эксплуатацию и изнашивание собственных инструментов, а также транспорта, принадлежащего сотруднику, оборудования и прочих средств.
- Покрытие сопутствующих трат, связанных с этим применением.
Логичный вывод: все договорённости целесообразно закрепить на бумаге.
Документы и порядок перечислений
Величину оговаривают участники отношений. Она должна коррелировать с реальными тратами и быть привязана к фактической эксплуатации вещей в процессе исполнения обязанностей; это помогает корректно выстроить учет расходов.
Допустимо закрепить правило: сначала подаётся внутренний отчёт о применении собственных вещей, затем перечисляют деньги.
При необходимости пригодятся готовые шаблоны: документ о применении собственных предметов для служебных задач и связанный отчёт.
Как правило, деньги перечисляют раз в месяц вместе с окладом, опираясь на распоряжение директора; такие регламенты упорядочивают документооборот.
НДФЛ и освобождение: ст. 188 ТК РФ и п. 1 ст. 217 НК РФ
Если соблюдать положения ст. 188 ТК РФ, а также иметь внутренние документы, такие суммы, исходя из подп. 11 п. 1 ст. 217 НК РФ, не подлежат обложению НДФЛ.
Чтобы льгота работала, у компании хранится пакет подтверждений: акты и иные формы доказывают применение чужой вещи для нужд организации и размер сопутствующих затрат; это снижает налоговые риски.
При отсутствии подтверждений суммы квалифицируют как доход физлица: сначала удерживают налог, затем начисляют страховые взносы по обычной схеме.
Бератор — экспертный сервис: материалы помогают быстро находить ответы по теме.
Материалы по теме
По теме: новогодний корпоратив — про отражение трат и нюансы бухгалтерии.
Кратко: безвозмездно полученные ОС — что и как корректно фиксировать в бухучёте.
Также: новогодние подарки партнёрам — про документы, безопасные лимиты и налоги.
