В деловой практике нередко задействуются собственные вещи человека, трудящегося в штате; за это полагается денежное возмещение. При выполнении установленных норм эти суммы не включаются в налогооблагаемую базу по налогу на доходы (НДФЛ).
Собственные инструменты на службе: оформление и договорённости
По договоренности с организацией допускается привлечение личных инструментов и техники работника, а также материалов и прочих средств. Это возможно при согласовании или уведомлении компании, что вещи используются для служебных задач.
Статья 188 ТК РФ обязывает работодателя, когда вещи применяются в его интересах и с его ведома, компенсировать следующее:
- оплата за использование и амортизацию персональных инструментов, личного транспорта, оборудования и иных средств;
- возмещение сопутствующих издержек, возникающих при таком применении.
Следует оформить на бумаге достигнутые договорённости о возмещении и порядке расчёта.
Стороны оговаривают величину и правила выплаты таких сумм в трудовых документах в рамках финансовой политики компании; размер должен быть экономически обоснован и связан с реальным служебным применением вещей.
По желанию сторон допускается условие: выплата проводится после того, как сотрудник представит Отчёт о применении своих средств для нужд работодателя.
Соглашение об использовании собственных предметов в служебных целях — типовой бланк.
Отчёт о применении личных средств для задач службы — шаблон.
Как правило, суммы перечисляют раз в месяц вместе с зарплатой на основании распорядительного акта руководителя.
Отдельный приказ о расчёте и выплате возмещения оформляется внутри организации.
НДФЛ и подтверждения: когда действует льгота
Для сумм, возмещающих применение имущества в интересах компании, действует освобождение от налога на доходы (НДФЛ) при соблюдении ст. 188 ТК РФ; правовая основа — абз. 11 п. 1 ст. 217 НК РФ.
Однако воспользоваться послаблением можно лишь при наличии у работодателя подтверждающего комплекта: первичные документы и копии докажут фактическое служебное использование предметов и величину связанных затрат; это важно для бухгалтерского учета и кадрового документооборота.
При отсутствии нужной бумажной базы такие суммы расцениваются как доход физлица и облагаются НДФЛ и страховыми взносами по общему порядку.
Бератор — экспертные разборы и практические рекомендации.
Материалы по теме
17.11.2025 — Праздничный корпоратив: отражение затрат.
17.11.2025 — Безвозмездные ОС: отражение в учете.
13.11.2025 — Новогодние подарки для партнеров: налоговые нюансы.
