Когда речь о задействовании собственных вещей для нужд компании, сотруднику положено возмещение; при выполнении оговоренных требований НДФЛ с этой суммы не удерживают.
Порядок согласования и оформление выплат
В рамках должностных задач допускается применение частных вещей — от инструмента до техники и материалов — при уведомлении со стороны руководства.
Юридическая норма обязывает компенсировать такие случаи; когда руководство осведомлено и учитывается интерес фирмы, применяется ст. 188 ТК РФ, предусматривающая два направления выплат:
- дополнительные траты, возникшие из‑за такого задействования;
- выплаты за амортизацию и само применение личных средств труда: транспорт, инструмент, техника и т. д.
По итогу обсуждения стороны закрепляют на бумаге сумму и порядок возмещения.
Для расчета допустим размер, который стороны зафиксируют, но он должен соответствовать экономической обоснованности и быть привязан к реальной эксплуатации вещи при исполнении трудовой функции.
По желанию сторон в договор добавляют условие о переводе денег лишь после сдачи отчетной формы о задействовании собственных предметов под задачи компании.
Шаблоны документов — договор о задействовании имущества для задач службы и отчет о фактах применения — допустимо взять за основу в локальных актах.
На практике перевод средств чаще делают вместе с зарплатой и оформляют распоряжением руководителя; как правило, период — раз в месяц.
НДФЛ, подтверждения и учет
При выполнении названных условий удержание подоходного налога не производится: действует связка ст. 188 ТК РФ и абз. 11 п. 1 ст. 217 НК РФ — по НДФЛ это льгота в части налогообложения.
Для работы этой льготы у компании должны храниться копии и первичные документы, подтверждающие фактическое применение вещи в интересах работодателя, а также размер издержек, связанных с выполнением обязанностей.
Совет: закрепите порядок внутренним положением — это поможет бухгалтерский учет и кадровый учет вести без споров, а в делопроизводство добавит ясность.
При нехватке доказательств последствия стандартные: удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы в общеустановленном порядке.
Бератор
17.11.2025 — Новогодний корпоратив: учет затрат
17.11.2025 — Безвозмездное поступление ОС: отражение в учете
13.11.2025 — Новогодние подарки партнерам: практичные варианты
