На практике почти каждое юрлицо фиксирует кадровую конфигурацию документом, который инспекторы разных ведомств обычно просят показать. Хотя прямой нормы в кодексе нет, проверки по кадровому учету и комплаенсу его регулярно требуют — не только ГИТ, но и налоговая служба, СФР и иные контролеры.
Этот локальный акт отражает организационную структуру, перечень должностей, количество ставок и плановый ФОТ по месяцам. Несмотря на «необязательный» статус, для управления персоналом и планирования расходов это ключевой регламент.
ТК РФ: отсылки и обязанность иметь «штатку»
Даже при отсутствии универсальной императивной нормы отсутствие такого документа обычно трактуют как нарушение трудовых правил. В тексте кодекса встречаются две отсылки, из которых следует его необходимость:
- Ст. 15 «Трудовые отношения»: упоминается при характеристике самой модели занятости работника.
- Ст. 57 «Содержание трудового договора»: трудовая функция описывается как работа по должности, указанной в штатном расписании.
Следствие из этих норм очевидно: каждой компании целесообразно держать актуальную редакцию документа.
Работать без «штатки» допустимо лишь в отдельных случаях:
- Физлица без статуса ИП.
- Микропредприятия (ст. 309.2 ТК РФ).
- НКО, подпадающие под критерии ст. 309.1 ТК РФ (по правилам ст. 309.2).
Бланк формы Т‑3 доступен для скачивания в открытых источниках.
Практическая ценность документа
При камеральных и выездных проверках налоговая инспекция может запросить «штатку» для сопоставления средней оплаты труда и анализа базы для взносов; СФР проверяет корректность исчисления платежей и персональных сведений. Для кадрового делопроизводства и внутреннего аудита этот акт — опорная точка.
В спорах о сокращении численности или штата документ служит доказательством реорганизации структуры — подтверждает, что изменения не фиктивны. В бизнес-планировании он помогает: оценивать результативность подразделений, оптимизировать ФОТ, задавать доплаты и компенсации, выстраивать кадровую политику.
Утверждение и подписи
Через распорядительный акт руководителя вводят документ в действие; любая корректировка тоже проводится приказом. Подписывает распоряжение директор, а сам сводный бланк обычно визируют руководитель и главный бухгалтер — для согласованности с учетом затрат.
Обязательной процедуры ознакомления работников с этим актом трудовое законодательство не предусматривает, даже при приеме на работу.
Срок действия и пересмотр
Фиксированного срока у документа нет: его формируют однажды и обновляют столько раз, сколько требует ситуация (например, после индексации оплаты труда или пересмотра компенсаций и льгот). При существенных перестройках структуры компаниям удобнее выпускать новую редакцию ежегодно.
- Сняли избыточные вакансии.
- Сократили либо добавили ставки.
- Переименовали должности и квалификационные категории.
- Иные изменения организационной схемы.
Если «штатка» утверждена на ограниченный период (скажем, на три года), после его завершения не обязательно делать новый документ: можно продлить действующую версию отдельным приказом. Образец приказа об утверждении доступен в профессиональных системах.
Корректировки: два подхода
Обновить сведения можно разными путями — оба законны:
- Внести правки в текущую редакцию.
- Принять новую редакцию целиком.
В любом сценарии нужен приказ. Как правило, согласование с сотрудниками не требуется, кроме случаев изменения существенных условий договора — прежде всего размера оплаты труда.
При снижении вознаграждения уведомление направляют заранее, не позднее чем за два месяца до даты применения; при повышении информируют до введения новых сумм. Далее оформляют приказ о корректировке и подписывают дополнительные соглашения.
Шаблон приказа для изменений легко найти в типовых формах. Само ознакомление с приказом не означает, что работник согласился на смену условий договора.
Подробные разъяснения представлены в справочной системе «Бератор» (LSI: кадровое делопроизводство, локальные нормативные акты):
- Перечень обязательных реквизитов и граф — Бератор, онлайн‑сервис.
- Порядок утверждения документа — Бератор, практические кейсы.
- Алгоритм внесения правок — Бератор, пошаговый разбор.
- Штатная книга и ведение — Бератор, методические рекомендации.
2026: актуальные акценты
С первого дня 2026 года минимальный размер оплаты труда установлен на уровне 27 093 рубля. Доход работника за полностью отработанный месяц не может оказаться ниже указанной величины. Если в компании встречаются низкие оклады около минимума, в сводный документ потребуется своевременно внести новые суммы (LSI: оплата труда, социальные гарантии).
Для крупных организаций предусмотрены кадровые обязательства по отдельным функциям:
- Специалист по охране труда обязателен при численности более 50 работников (ст. 217 ТК, письмо Минтруда от 10.06.2016 № 15-2/ООГ-2136).
- Ответственный за воинский учет обязателен, когда штат превышает 500 человек (п. 12 Положения, утв. Постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719).
По мобилизованным сотрудникам действие трудового договора приостановлено, место сохраняется. На период отсутствия допускается срочный договор с замещающим работником (ч. 4 ст. 351.7 ТК РФ), но уменьшать ставку мобилизованного в «штатке» нельзя.
Бланк и содержание
Это обезличенный свод: персональные данные и фамилии не включаются — фиксируются должности, количество ставок, оклады, надбавки и общий фонд. Во многих компаниях используется унифицированная форма Т‑3, утвержденная постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, однако правомочно применять собственный макет, закрепив его приказом и в учетной политике (LSI: регламент, учетная политика).
При выборе унифицированного бланка заполняют все предусмотренные поля, включая «разряд» и «надбавка», если по позиции установлены разряды, премии или компенсации.
Что заполняют по колонкам
- 1–2. Структурные единицы и код: указываются наименования отделов, цехов, групп; кодировка — по внутреннему классификатору или собственным правилам.
- 3. Должность/профессия, разряд, класс, квалификация: пишите наименования в именительном падеже, без лишних сокращений; они должны совпадать с приказом о приеме и договором. Избегайте экзотических названий; по льготным профессиям используйте формулировки из классификаторов и профстандартов.
- 4. Количество ставок: отражают число единиц по позиции; допускаются дробные значения (например, 0,5 — половина ставки). Суммируйте ставки корректно, если работает несколько сотрудников неполное время.
- 5. Оклад/тариф: напротив каждой позиции ставят сумму полной ставки; при неполной занятости оплата рассчитывается пропорционально. При почасовой модели фиксируется цена часа; внутри одной должности ставки для работников не различаются — различайте уровни через «старший», «ведущий» и т. п.
- 6–8. Надбавки: указываются стимулирующие и компенсационные выплаты — персональные, за стаж, за секретность, за вредные условия, районные коэффициенты и проч. Каждую доплату лучше выносить отдельной строкой граф; при недостатке полей добавляйте дополнительные, а индивидуальные параметры можно пояснить в примечаниях.
- 9. Итого за месяц: сумма оклада и надбавок, умноженная на число ставок по позиции.
- 10. Примечание: ссылки на Положение об оплате труда или иные локальные акты, если в табличной части не все нюансы помещаются (LSI: локальные акты, компенсации).
Шаблон формы Т‑3 легко найти в официальных сборниках бланков.
Подборка форм — Бератор
- Изменение штатного расписания при индексации — Бератор, шаблон Word.
- Приказ об утверждении штатного расписания — Бератор, корпоративный пакет.
- Штатное расписание (форма № Т‑3) — Бератор, удобный XLS.
- Приказ о внесении изменений — Бератор, онлайн‑редактор.
Двойные должности при совмещении допустимы
Разрешение есть, если комбинированное наименование содержится в квалификационных справочниках или профстандартах: например, «бухгалтер‑кассир», «слесарь‑сантехник». Позиция подтверждена письмом ГИТ по г. Москве от 06.07.2020 № 77/10-26013-ОБ/18-1299.
Реквизиты организации в приказе об утверждении — не обязательны
Роструд указывает, что трудовым законодательством не установлена обязанность указывать реквизиты компании в приказе об утверждении «штатки». Достаточно надлежащей идентификации акта внутри локальной системы документов.
Ответственность за отсутствие документа
Прямого штрафа в ТК нет, но на практике применяют ч. 1 ст. 5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства: для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб., для организаций — от 30 000 до 50 000 руб. Повторение риска — повод срочно навести порядок.
Требуется ли обновление документа при сокращении?
При мероприятиях по сокращению корректируют «штатку», исключая позиции. Порядок и сроки введения новой редакции в ТК не детализированы, но по ч. 2 ст. 180 ТК работников персонально предупреждают не менее чем за два месяца до увольнения. Поэтому акт утверждают до старта процедуры, устанавливая дату вступления в силу — не ранее чем через два месяца (после расторжения договоров).
Несколько работников на одну ставку — допустимый вариант
Запрета в ТК нет. По ч. 3 ст. 93 ТК оплата при неполном времени производится пропорционально часам или объему работ. Поэтому одну штатную единицу можно разделить: например, по 0,5 на двоих или по 0,25 на четверых. В таком случае численность сотрудников и число ставок в документе могут не совпадать (LSI: управление персоналом, оптимизация ФОТ).
