Прежде чем учитывать поощрение персоналу, важно помнить: такие выплаты формируют базу для НДФЛ и страховых начислений, а значит их отображают в форме 6‑НДФЛ. Опорной точкой выступает момент фактической выдачи средств, от которого зависит, в какой отчетный период попадет премия; это критично для корректной отчетности в ФНС и дисциплины перечислений.
6‑НДФЛ: куда заносится премия, если выплата уже после завершения периода
Для корректной уплаты в бюджет ориентируются не на дату начисления, а на время фактической выдачи денег сотруднику; именно этот момент определяет, в какую часть года включают выплату и когда агент удерживает НДФЛ.
Поощрение признают в день фактической передачи денег либо при передаче натурального блага, что следует из подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ; потому удержание налога производится в дату выдачи.
Сроки перечисления удержанного налога действуют общие по календарным интервалам месяца (налоговый агент отвечает за своевременный платеж):
- удержание в период с 1-го по 22-е — перечисление не позже 28-го числа текущего месяца;
- удержание за промежуток с 23-го по последнее число — перечисление до 5-го числа следующего месяца.
Ситуация с квартальной премией такова: если поощрение за III квартал выдали в октябре 2025 года, то его отражают в годовом расчете 6‑НДФЛ за 2025 год; когда именно начисляли — роли не играет для бухучета в части этой формы.
Иная ситуация с годовыми поощрениями: при выплате вознаграждения за 2025 год в январе 2026‑го, соответствующий доход и удержанный НДФЛ попадут в отчетность за I квартал 2026 года.
Отображение премий в форме 6‑НДФЛ за 2025 год
Расчет подают по действующей редакции формы, утвержденной приказом от 19.09.2023 № ЕД‑7‑11/649@ с изменениями приказа от 09.01.2024 № ЕД‑7‑11/1@; ориентир тот же для всех налоговых агентов.
Премиальные суммы отражают в двух частях расчета за соответствующий период: в первой части фиксируют удержанный к перечислению НДФЛ, а во второй — сам выплаченный доход и рассчитанный по нему налог. Такой подход упорядочивает зарплатные налоги и исключает ошибки сопоставления.
Раздел 1: что показать по премии и на какие строки опираться
В блоке «Сведения об обязательствах налогового агента» обобщают все исчисленное, удержанное и возвращенное с начала года. При появлении премии применяют следующий набор строк:
- строка 020 — совокупный НДФЛ, который подлежит уплате в бюджет нарастающим итогом с января;
- строки 021–026 — детализация сумм налога, назначенных к перечислению в конкретные сроки внутри квартала/года.
Показатели этих строк формируют исходя из факта удержания, а не даты начисления, что важно для синхронизации кассового потока и отчетности.
Раздел 2: как занести премию и налог по ставке
Во второй части расчета сводят по всем физлицам выплаты и налог нарастающим итогом по выбранной ставке; сюда включают именно то, что реально выдали работникам. Для премий применяются такие позиции:
- 120 — сумма, фактически выплаченная в виде премии;
- 131 — база для исчисления НДФЛ по этой выплате;
- 140 — рассчитанный налог по ставке;
- 160 — удержанная сумма налога;
- 161–166 — суммы налога, относящиеся к соответствующим срокам удержания.
Учтите: отражение делается за тот период, в который произошла реальная выдача денег; сам факт начисления без выплаты не формирует показатели раздела 2.
Пример: премия за III квартал, выплата в октябре 2025 года
В организациях встречаются разные типы поощрений — от единоразовых до ежеквартальных и годовых; способы начисления могут различаться. Нередко квартальную премию рассчитывают последним календарным днем квартала, а перечисляют уже в начале следующего месяца.
Для 6‑НДФЛ акцент на фактической выдаче: дата начисления роли не играет, а удержание налога и показ в форме привязаны к моменту выплаты.
Если премию за третий квартал перечислили 4 октября 2025 года совместно с зарплатой, то эти суммы не попадают в расчет за 9 месяцев; они войдут в годовой файл за 2025‑й. Такой подход соответствует методологии ФНС.
По первой части расчета применяют общий итог по строке 020 за год, а детализацию раскладывают по периодам удержания следующим образом:
- 021 — удержание, пришедшееся на 1–22 октября (сюда ляжет премия с выплатой 4 октября);
- 022 — удержания за интервал 23–31 октября;
- 023 — суммы, удержанные с 1 по 22 ноября;
- 024 — удержания за 23–30 ноября;
- 025 — период удержания 1–22 декабря;
- 026 — удержание, осуществленное 23–31 декабря.
Во второй части годового расчета за 2025 год суммы поощрения заносят в позиции 120 и 131, а соответствующий НДФЛ указывают по показателям 140 и 160; это обеспечивает корректное формирование отчетности и прозрачность данных для контроля.
Бератор — профильный справочник для бухгалтеров и налоговых агентов; с ним проще сверять нормативные позиции и сопоставлять практические кейсы.
