Повседневная деятельность порождает кейс: подчинённый использует личную машину для дел организации, расходы на мойку, ТО и страховку покрывает работодатель — и возникает сомнение, нужны ли взносы по несчастным случаям.
Позиция Социального фонда России однозначна: при соблюдении набора условий начисления по травматизму не требуются; аргументы изложены в письме от 26.09.2025 № 19-02/93633л.
Закон № 125‑ФЗ (ст. 20.1) включает в базу по страховым платежам любые вознаграждения физлицам, но ст. 20.2 выводит за рамки установленную законом компенсацию, если она связана с выполнением трудовой функции и укладывается в норматив.
Нормой ст. 188 ТК РФ предусмотрено возмещение работодателем затрат сотрудника при использовании его транспортного средства в интересах компании; помимо топлива сюда относят ремонт, ТО и страховой полис.
Стороны вправе закрепить фиксированный размер либо прописать алгоритм расчёта компенсации (к примеру, помесячная сумма без привязки к числу рабочих дней).
По сути, возврат затрат (ремонт, мойка, ТО, автострахование) не формирует базу по травматизму, если у организации есть соответствующие подтверждения:
- Размер выплаты зафиксирован в письменном соглашении с работником.
- Право собственности на автомобиль подтверждено копиями СТС и ПТС.
- Факт служебных поездок и покупок отражён в первичных документах (путевые листы, журналы маршрутов, кассовые чеки на ГСМ).
Начисления потребуются с суммы, выходящей за пределы согласованного лимита; при отсутствии соглашения обложению подлежит весь объём выплаты.
Налог на прибыль: учёт компенсаций
В расчётах по прибыли организация может отнести компенсацию за использование авто сотрудника к расходам в рамках лимитов, установленных Постановлением № 92; в пределах согласованной величины не удерживается НДФЛ и не возникает база для взносов. Для согласованности подхода стоит закрепить правила в учетной политике.
Актуально следующее: для легковых авто с объёмом двигателя до 2,0 л действует предел 1200 руб. в месяц, а свыше 2,0 л — 1500 руб. ежемесячно.
Часть, превышающая нормативы, для налога на прибыль не признаётся (п. 38 ст. 270 НК РФ).
Оплата периодов, когда машина не задействована в интересах работодателя либо используется для личных целей, в расходы по прибыли не включается и облагается НДФЛ вместе со страховыми начислениями в общем порядке.
Какими бумагами подтвердить поездки и суммы
Чтобы признать затраты по прибыли, нужны документы, демонстрирующие производственный характер маршрутов и реальность понесённых расходов.
Подтверждение служебного назначения маршрутов:
- Путевые листы или равнозначные формы с маршрутом, пробегом и расходом топлива.
- Журнал поездок с указанием цели, адресов и времени.
- Ежемесячный отчёт сотрудника о перемещениях по задачам.
- Должностная инструкция, где закреплён разъездной формат труда.
- Дополнительно — расчёт износа и норм ГСМ при интенсивных командировках.
Подтверждение затрат:
- Кассовые чеки и квитанции по топливу.
- Платёжные документы на ремонт и ТО.
- Иные подтверждения расходов, связанных с деловыми поездками.
Надёжнее собирать комплект из разных источников (например, путевой лист плюс чеки на топливо), что снижает риски при налоговой проверке.
НДФЛ и взносы по травматизму
Компенсации, установленные законом и связанные с исполнением трудовых обязанностей, в пределах норм не облагаются НДФЛ (ст. 217 НК РФ) и не образуют базу для страховых платежей (ст. 422 НК РФ).
Если размер выплаты выбран произвольно и не подкреплён расчётами и документами, возможны доначисления налога и взносов; безопаснее заранее разработать понятную методику расчёта и закрепить её.
Плюс следует хранить подтверждение права на автомобиль сотрудника и бумаги о реальных тратах при служебном использовании.
Контрольный перечень условий для необложения НДФЛ и взносами:
- Письменное закрепление размера компенсации как условия трудовых отношений.
- Наличие копий СТС и ПТС, подтверждающих право на транспорт.
- Системный сбор первичных документов по поездкам и расходам.
Автор: Д. Афанасова
