В компанию приходит новый специалист, а среди представленных бумаг отсутствует классическая книжка. Разберёмся, каким образом провести приём на работу законно и без рисков для кадрового учета.
Бумажная книжка и электронные сведения: выбор работника
Для фиксации трудовой истории действуют два формата: бумажный носитель и электронные сведения. До 31.12.2020 включительно каждый мог подать работодателю заявление: либо оставить бумажную форму, либо перейти на цифровые сведения о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ.
После указанного периода возможность сменить формат не исчезла: работник вправе в любой момент заявить о переходе с бумаги на электронный вариант или наоборот, руководствуясь локальными актами и установленными процедурами.
Те, кто впервые трудоустраивался после 31.12.2020, бумажных книжек уже не получают: для них применяется исключительно электронная фиксация информации о трудовой биографии.
При отсутствии заявления о выборе носителя прежний работодатель продолжает вести бумажную книжку, и её действия считаются валидными до момента изменения решения работника.
При переходе на новое место трудоустройства необходимо передать новому работодателю один из документов: бумажную книжку либо электронные сведения о трудовой деятельности.
Получить такие сведения можно разными способами. Предыдущий работодатель выдаёт их либо на бумаге, либо в цифровой форме, причём для электронной версии обязательна квалифицированная электронная подпись работодателя. Альтернативные каналы: МФЦ (бумажная выдача), СФР (на бумаге или в «цифре») и портал Госуслуг (электронная форма). Это упрощает взаимодействие кадровой службы и ускоряет проверку стажа.
Отсутствует бумажная книжка: что делает кадровик
Если сотрудник предпочитал бумажный формат, но документ утрачен или недоступен, обязанность оформить книгу заново лежит на принимающем работодателе.
Для запуска процедуры работник подаёт заявление со ссылкой на причину отсутствия документа: утеря, порча, иные обстоятельства. Такая подача исключает вопросы при внутренней проверке.
Оформляется дубликат, который заполняется сведениями о трудовом пути до приёма в новую организацию. Стаж отражается агрегированно — итоговыми числами по годам, месяцам и дням. Перечислять названия компаний, конкретные периоды работы и занимаемые должности в этой части не требуется.
Подтверждение стажа осуществляется на основании документов. Если объёма данных недостаточно для полного восстановления картины, в дубликат включают только достоверные и подтверждённые сведения. Такой подход согласуется с практикой СФР и снижает риски ошибок.
Дополнительно в дубликат переносятся данные о работе и поощрениях (награждениях), которые были внесены на последнем месте службы в бумажную книжку. Это обеспечивает преемственность записей.
Заполнение дубликата выполняют по правилам, установленным приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, с соблюдением требований к формулировкам, датам и реквизитам.
О разъяснениях ведомства напоминал Минтруд России в письме от 03.06.2022 № 14-6/ООГ-3682, где подтверждён порядок дублирования и перечень допустимых источников сведений. Для надёжности рекомендуем в локальных процедурах упомянуть использование квалифицированной ЭП и порядок хранения копий.
Нормативная база: ст. 66.1 ТК РФ (электронные сведения о трудовой деятельности); приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (правила заполнения); письмо Минтруда от 03.06.2022 № 14-6/ООГ-3682. Эти документы помогут настроить кадровые процессы без нарушения требований.
