С 2016 года все налоговые агенты обязаны представлять ежеквартальный расчёт 6-НДФЛ, отражающий доходы работников и удержанные суммы налога. На практике бухгалтеров чаще всего волнует вопрос: как правильно указать зарплату, отпускные и пособия по временной нетрудоспособности, ведь у этих выплат различаются даты получения и перечисления налога. Разберём, как это оформить без ошибок.
Если у разных выплат совпадает дата получения дохода, но различаются сроки перечисления налога, строки 100–140 нужно заполнить отдельно для каждой группы выплат.
Как отразить заработную плату
Зарплата имеет особый порядок определения даты дохода. По пункту 2 статьи 223 НК РФ день получения дохода по заработной плате — это последний день месяца, за который она начислена. То есть даже если работникам выдают деньги позже, в отчёте нужно ставить именно дату окончания месяца начисления.
По заработной плате налог удерживается в день выдачи и перечисляется не позднее следующего дня.
Как указать отпускные и больничные
Отпускные и пособия по болезни не приравниваются к зарплате, потому что за эти периоды работник не выполняет трудовые функции. Для таких выплат действует иная дата получения дохода — день фактической выплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Это значит, что дата по строке 100 должна совпадать с днём перечисления денег на банковский счёт сотрудника или выдачи наличных. Поскольку налог удерживается в тот же день (п. 4 ст. 226 НК РФ), дата по строке 110 будет аналогичной. В строке 120 отражается последний день месяца, когда была произведена выплата — именно до этого дня нужно перечислить налог в бюджет (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ).
Разделять ли выплаты по строкам
Если сотруднику в одном месяце выплачиваются разные виды доходов, бухгалтер отражает их в форме 6-НДФЛ отдельно только при различии сроков перечисления налога. Когда даты одинаковые (например, отпускные и больничные выплачены в один день), их можно указать одной строкой. На это прямо указывает ФНС в письме от 24.03.2016 № БС-4-11/5106.
Зарплату нужно показывать отдельно, а отпускные и больничные можно объединять, если совпадают даты удержания и перечисления налога.
Выводы
Зарплату в форме 6-НДФЛ отражают по дате начисления, а отпускные и больничные — по дате фактической выплаты. Удержание налога происходит в день выплаты, перечисление — на следующий день (для зарплаты) или до конца месяца (для отпускных и пособий). Если даты совпадают, выплаты можно объединять в одной строке. Соблюдение этих правил поможет избежать ошибок и претензий со стороны налоговой службы.
