Когда споров с фискалами не наблюдается, у компании сохраняется возможность по итогам месяца составить документ по авансам в суммарном виде; предельная дата — пятый день следующего, но действуют рамки квартала. Для долгих безостановочных потоков товара и услуг используется именно этот подход.
Комиссия с отрицательным итогом
Первые пять календарных дней после получения аванса отводятся на составление двух экземпляров счёта‑фактуры: один фиксируют в реестре реализации, второй направляют покупателю в рамках бухгалтерского учёта. Когда товары, работы или услуги реально переданы, документ на отгрузку формируют и помещают в журнал продаж, а ранее сделанный на аванс счёт‑фактура отражают уже в реестре покупок.
В применении коэффициента 20/120 состоит расчёт; далее в бланке показывают НДС, что влияет на налоговую базу.
Комиссия «в минус»
Для длительных реализаций допускается вести месячный свод по авансам; предельная дата — пятое число следующего месяца, причём правило действует лишь в пределах квартала. Документ за сентябрь не должен датироваться октябрём, так как эти периоды относятся к разным кварталам.
Такой подход уместен для постоянной передачи продукции одному и тому же контрагенту: ежедневная многократная продажа хлеба и скоропортящихся продуктов, плюс транспортировка электроэнергии, нефти, газа и услуги связи.
В письме Минфина от 02.10.2025 № 03-07-09/95432 повторено: при полной либо частичной предоплате за будущие поставки допустим месячный свод по авансам, но не чаще одного раза за календарный месяц; оформить его требуется до пятого числа следующего месяца. Аналогичную позицию содержало письмо от 07.03.2022 № 03-07-12/19129, а также более ранние разъяснения.
Если в течение месяца ничего не отгружали, единый документ по авансам датируют пятым числом следующего месяца на общую сумму поступивших платежей.
Комиссия: отрицательный результат
Когда часть аванса закрыли отгрузками, месячный свод по авансам делают до пятого числа следующего месяца только по тем оплатам, что не перекрыты поставкой. В самом бланке отражают разницу между суммой предоплаты и стоимостью отпущенных за месяц товаров, выполненных работ или оказанных услуг.
Пример: свод по авансу при энергоснабжении
В организации действует трёхлетний договор энергоснабжения. В ноябре 2025 перечислили три аванса, но из‑за частичной остановки производства фактическое потребление оказалось ниже планового.
Итог — переплата 120 000 руб.; свод по авансам поставщик оформляет не позже 05.12.2025.
В поле «К платежно‑расчётному документу» перечисляют номера и даты всех авансовых платежек: например, № 9, 12, 18 от 07.11.2025, 13.11.2025, 25.11.2025. Графу «Документ об отгрузке» (5а) оставляют пустой.
По порядковому номеру записи ставят «1». В поле ставки указывают 20/120. Предъявляемая к уплате величина — 20 000 руб.; общий итог с налогом составляет 120 000 руб.; те же цифры указывают в строке «Итого».
Закрепите в договорах и в учётной политике поставщика, как именно формируются месячные своды по авансам и как эти первичные документы обрабатываются в электронном документообороте.
