Начнем с дилеммы, знакомой бухгалтерам и кадровикам в практике: когда работодатель покрывает расходы на мойку, сервис и полис авто, а работник ездит по делам на своей машине, нужно ли начислять взносы по «несчастным случаям»?
Согласно позиции Социального фонда России, начисление не требуется при выполнении ряда требований; это отражено в письме от 26 сентября 2025 года № 19-02/93633л.
Нормы закона № 125‑ФЗ уточняют объект обложения — денежные выплаты в пользу физических лиц; одновременно предусмотрены исключения для компенсаций, связанных со служебными задачами, если соблюдены критерии ст. 20.2.
Трудовой кодекс (ст. 188) возлагает на работодателя обязанность возместить издержки за служебное применение личного авто, включая бензин, сервисное обслуживание, ремонт и страхование.
Порядок и величина выплат фиксируются в соглашении между сторонами; можно установить твердую сумму на месяц либо прописать алгоритм расчета без привязки к дням.
В итоге возмещение затрат на эксплуатацию машины, включая сервис, мойку и страховку, не попадает в базу для «несчастных случаев», если у работодателя оформлен комплект подтверждений:
- Подтверждения понесенных трат — путевой лист, реестр поездок, фискальные чеки на топливо и смазки.
- Документы о праве владения работника на используемое средство: ПТС и свидетельство о регистрации транспортного средства.
- Письменное соглашение с сотрудником, где зафиксирован размер и принцип компенсации.
Если размер выплат превысил согласованный предел, сверхсумма включается в базу для взносов; при отсутствии соглашения облагается вся выплата.
Налог на прибыль: как учесть компенсацию
В учете результата компании допустимо признавать такие выплаты за деловые поездки сотрудника, но только в пределах лимитов Постановления № 92; в согласованных пределах они не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Сейчас установлены нормы: до 2000 куб. см — 1200 рублей ежемесячно; свыше 2000 куб. см — 1500 рублей за месяц.
Перевышение лимита для корпоративного результата к расходам не относится (п. 38 ст. 270 НК РФ).
При периодах без эксплуатации или при частных разъездах выплаты в расходах на прибыль не признаются и подлежат стандартному НДФЛ вместе со страховыми взносами.
Подтверждение расходов: какие бумаги нужны
Чтобы включить суммы в расходы, организация собирает доказательства производственной направленности поездок и фактических трат; это важно для бухгалтерского учета.
Подтверждение служебного характера поездок:
- Путевой лист с маршрутами, пробегом и расчетом расхода ГСМ.
- Реестр поездок: дата, направление, цель визита.
- Месячный отчет работника о перемещениях по задачам компании.
- Должностная инструкция или положение о разъездной работе.
- Косвенные расчеты: оценка износа, нормы топлива, иное.
Подтверждение расходов:
- Фискальные чеки на бензин и иные ГСМ.
- Квитанции за ТО, ремонтные работы.
- Прочие платежные доказательства, связанные с командными поездками.
Чем богаче пакет подтверждений, тем спокойнее налоговая проверка; например, путевой лист совместно с чеками на ГСМ.
НДФЛ и взносы: когда освобождение действует
Выплаты компенсационного характера, если укладываются в нормы и опираются на закон, не включаются в базу по НДФЛ (ст. 217 НК РФ) и по страховым взносам (ст. 422 НК РФ).
При произвольных суммах без расчетов возрастает риск доначислений; разработайте расчетный подход и закрепите документы.
Дополнительно сохраняйте права собственности на авто и доказательства трат в служебных поездках.
Для итоговой фиксации требований перечислим, что нужно для освобождения: НДФЛ и страховых взносов не будет при выполнении следующих условий.
- Соглашение с работником с прописанной методикой и размером выплат.
- Копии ПТС и СТС, подтверждающие право сотрудника на автомобиль.
- Собранные первичные документы о понесенных расходах.
Автор: Д. Афанасова
