При стабильном снабжении одному покупателю допускается составление сводного авансового документа (счет‑фактура) по закрытию месяца, крайний срок — пятое число следующего, но только внутри одного квартала. Такая возможность действует для продолжительных безразрывных контрактов с регулярной реализацией.
Авансовый платеж: момент оформления документа
По факту аванса за будущую передачу товаров или услуг у организации есть максимум пять дней календаря, чтобы оформить счет‑фактуру в двух экземплярах. Один остается у продавца и заносится в реестр реализации, другой направляется покупателю через электронный документооборот либо на бумаге.
Когда реализация состоялась (товары ушли, работы завершены, услуги оказаны), оформляют документ на фактическую реализацию и отражают его в реестре реализации; ранее выписанный «авансовый» экземпляр переносят в раздел покупок.
Для исчисления налога здесь применяется расчетная доля НДС.
Единый документ по авансам за месяц
При регулярной реализации в течение длительного периода допускается выпуск одного авансового счета‑фактуры по итогам месяца; оформить его следует не позднее пятого числа следующего месяца, но границы налогового квартала переходить нельзя.
Опция подходит для сценариев постоянной реализации одному контрагенту: повседневная продажа хлебобулочных и скоропортящихся товаров, а также услуги по передаче электроэнергии, нефти, газа и связи.
Ведомство Минфин в письме от 2.10.2025 № 03‑07‑09/95432 подтвердило: при поступлении аванса полностью либо частично допустим сводный документ не чаще одного раза за календарный месяц; оформить его нужно до пятого числа следующего. Аналогичная позиция изложена в письме от 07.03.2022 № 03‑07‑12/19129 и в более ранних разъяснениях.
Если в рассматриваемом месяце реализация не произошла, на пятое число следующего месяца формируют единую авансовую счет‑фактуру на всю сумму поступивших платежей.
За сентябрь единый документ нужно закрыть до конца третьего квартала, потому что оформление 05.10 попадет уже в четвертый период и нарушит требование о пределах квартала.
Сводный аванс при частичной реализации
Когда в пределах полученного аванса часть товара/работ/услуг уже реализована, документ авансовый сводный делают до пятого числа следующего месяца только по суммам, в отношении которых фактической реализации не было.
В таком документе приводят разницу между поступившими авансами и стоимостью того, что было реализовано за месяц: товары, выполненные работы или оказанные услуги.
Пример: оформление единого авансового документа
У компании заключен трехлетний договор на энергообеспечение; в ноябре 2025 бухгалтер перечислил три авансовых платежа, однако из‑за частичной остановки производства потребление оказалось ниже плана.
Вышла переплата 120 000 руб., поэтому поставщик обязан оформить единый авансовый счет‑фактуру не позже 5 декабря 2025 года.
В реквизите «к платежно‑расчетному документу» указывают все номера и даты платежных поручений на аванс за период (как первичные документы), например: 9, 12, 18 от 07.11.2025, 13.11.2025, 25.11.2022.
Поле «документ об отгрузке» в такой ситуации не заполняют.
В первой графе указывают порядковый номер записи — 1; в колонке со ставкой налога — формулу 20/120; в суммовых колонках отражают 20 000 руб. налога и 120 000 руб. общей стоимости с НДС — те же значения идут в итог.
В договоре и в учетной политике поставщика следует описать процедуру составления этих авансовых сводных документов — это облегчит бухгалтерский учет, вычеты по НДС и снизит риски при налоговом контроле.
