В деловой практике всё чаще обходятся без купюр — безналичный формат заметно удобнее. Однако из года в год регулятор усиливает комплаенс, поэтому при зачислении служащему на личный пластик кредитная организация может отправить средства на иные удержания, а сам счет временно заморозить.
Для устойчивой работы компании разумно заранее оформить внутренний регламент обеспечения хозрасходов, например, положение о расчетах с ответственными лицами. На деле многие обходятся без этого документа, что усложняет контроль.
Те базовые нормы, по которым фирма обеспечивает сотрудников суммами на хознужды, уместно закрепить в учетной политике. Там же можно сразу указать, что аванс на расходы допустим как из кассы, так и переводом на персональный пластик. Это облегчает кассовую дисциплину.
Адресатами таких сумм признаются исключительно лица, состоящие с компанией в трудовых отношениях либо работающие по гражданско-правовому договору. Круг получателей определен подп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У и письмом ЦБ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.
За прошедшие три года заметных правок не появилось. Ключевой нюанс — корректно оформить платежное поручение, чтобы банк и финмониторинг однозначно распознали перевод как подотчетный, и своевременно подготовить отчет по авансу. В условиях роста доли самозанятых и ИП это особенно чувствительно.
Документы-основания для передачи сумм сотруднику
Традиционно в обороте применяли связку «заявление работника плюс распоряжение руководителя».
В нынешнем подходе обязательность заявления исчезла: достаточно приказа руководителя, который при этом визирует и сам ответственный исполнитель.
При большом количестве получателей заявительный лист упрощает учет потоков; решение о его применении принимает руководитель совместно с главным бухгалтером. Если внутри компании вводится такая форма, стоит прописать ее в положении с указанием сроков, на которые выдают аванс.
Распоряжение руководителя оформляют всегда, независимо от наличия заявления.
Передача средств возможна наличными через кассу или безналом на личный пластик. Купюры разрешено выдавать из кассы либо с расчетного счета только в пределах выручки от реализации; направлять на эти цели иные наличные источники нельзя. Например, суммы, возвращенные в кассу другим ответственным лицом, повторно на хозрасходы не направляют.
Перевод подотчетных сумм: какой пластик менее рискованный
Зачислять можно как на зарплатный пластик, так и на иной счет сотрудника.
В назначении перевода укажите подотчетный характер суммы. В строке 24 платежки формулируйте конкретно: «предварительный аванс для служебной поездки», «на расходы по командировке», «на хозяйственные траты» и т. п. Так кредитная организация верно классифицирует операцию.
При неясной формулировке налоговый орган способен усмотреть выплату дохода с доначислением НДФЛ и страховых взносов. Судебная практика часто на стороне компаний, но лишняя переписка никому не нужна — пишите назначение точнее.
Предварительный контроль перед отправкой средств сотруднику
До перевода стоит проверить, не открыто ли в отношении работника исполнительное производство и не наложены ли ограничения на его карту/счет.
При блокировке возврат уже поступивших сумм до снятия ограничений затруднен, а сотрудник не сможет рассчитаться за материалы или услуги.
Если служба взыскания спишет полученный аванс в счет долга, оспорить удержание почти не получится: такие перечисления не относятся к социальным выплатам. Защиту от изъятия имеют, к примеру, суточные в рамках командировки, алименты, выплаты по беременности и родам и др.
Суды обычно не видят прямой связи между действиями пристава и убытками компании в подобных ситуациях.
Корпоративный пластик
Более надежный путь — корпоративные карты, которые можно привязать как к основному расчетному, так и к специальному счету организации.
На такой инструмент переводят именно подотчетную сумму; вероятность внезапной блокировки ниже, а списания по долгам сотрудника не применяются. Это повышает операционную устойчивость и снижает риск-фактор комплаенса.
Отчетность по выданным авансам
За полученные суммы сотрудник обязан полностью отчитаться: составить отчет авансовый и приложить подтверждающие документы. Помимо чеков подойдут слипы, квитанции электронного терминала и иные кассовые подтверждения (см. письмо Минфина России от 21.05.2021 № 03-03-07/38967, постановление АС Московского округа от 19.05.2021 № Ф05-9278/2021 и постановление ФАС Московского округа от 29.05.2006 № КА-А40/4677-06).
Срок сдачи — три рабочих дня по завершении периода, на который выдавался аванс.
Как дополнительная подстраховка может быть приложена банковская выписка о поступлении средств от компании и о расходах; это не обязательно, но полезно для внутреннего контроля.
Подписывает форму АО‑1 только тот сотрудник, которому изначально выделяли деньги; передача сумм между ответственными лицами нормативами не предусмотрена.
Пакет бумаг при выдаче аванса под отчет
- Распорядительный документ руководителя о выделении суммы работнику — при необходимости дополняется заявлением сотрудника или служебной запиской, если так закреплено локально.
- Форма АО‑1 (отчет по авансу) — унифицированный бланк для отражения затрат.
- Подтверждение покупок в интересах компании: кассовые чеки, БСО, счета-фактуры и аналогичные документы.
- Первичка по принятию работ, услуг, товаров: акты, накладные и иные подтверждения.
Правила на 2026 год: ориентиры для обновления регламентов
Чтобы соответствовать будущим требованиям, заранее пересмотрите локальные акты, уточните формулировки назначения платежа, проверьте маршруты согласования, а также обучите сотрудников работе с формой АО‑1; добавьте контрольные шаги для финмониторинга и KYC-процедур внутри компании.
