Чтобы корректно выстроить расчеты, при ситуации, когда работник применяет собственное авто для задач фирмы и получает возмещение за мойку, сервис и страховку, важно определить, полагаются ли начисления по травматизму.
По позиции Социального фонда России такие начисления не требуются при соблюдении ряда условий; это следует из письма СФР от 26.09.2025 № 19-02/93633л.
С точки зрения Закона № 125-ФЗ, объектом обложения признаются выплаты в пользу физлиц, однако для ряда компенсаций, связанных с выполнением обязанностей, предусмотрены исключения при соблюдении норм, установленных ст. 20.2 указанного акта.
Трудовой кодекс (ст. 188) обязывает работодателя возмещать издержки при использовании работником личного авто в интересах службы: сюда помимо топлива включают обслуживание, ремонт, страхование и иные траты, подтвержденные документами.
Размер такого возмещения стороны закрепляют соглашением: допускается как фикс, так и формула расчета (например, ежемесячная сумма без привязки к числу рабочих дней). Для налогового учета расходов по прибыли и снижения рисков рекомендуется прозрачная методика.
Иными словами, выплаты компенсационного характера и покрытие затрат (включая ремонт, техническое обслуживание, мойку и страховой полис) не подлежат начислению платежей по травматизму, если у работодателя оформлен комплект бумаг.
- Соглашение с сотрудником, где зафиксирован размер возмещения.
- Подтверждение расходов работника: путевые листы либо их аналог, журнал поездок, кассовые чеки на ГСМ и расходные материалы.
- Правоустанавливающие копии на авто работника: свидетельство о регистрации ТС и ПТС.
Суммы сверх установленных договором лимитов облагаются начислениями на страхование; при отсутствии соглашения облагать придется весь объем перечислений.
Расходы по прибыли: отражение возмещения
Для целей расчета налога по прибыли компания вправе учитывать выплаты за служебные поездки на личном авто в пределах лимитов, утвержденных Постановлением № 92; в рамках согласованной величины такие суммы не попадают под НДФЛ и не требуют начисления взносов.
Действующие нормативы таковы: для легкового транспорта с объемом двигателя до 2000 куб. см — 1200 рублей за месяц, а для машин свыше 2000 куб. см — 1500 рублей за месяц.
Перечисления сверх норматива в расходах по прибыли не признаются (п. 38 ст. 270 НК РФ), поэтому важно заранее закрепить разумные пределы и метод расчета.
Если автомобиль в периоде не использовали либо применяли его для личных нужд, такие суммы в налоговой базе по прибыли не учитываются и подлежат НДФЛ и начислениям в общем порядке.
Подтверждающие бумаги для учета
Чтобы принять затраты, требуются первичные документы, доказывающие служебный характер маршрутов и реальные траты работника.
- Путевые листы либо аналог с маршрутами, пробегом и расчетом ГСМ.
- Журнал учета перемещений с указанием цели визитов и направления.
- Отчет за месяц о поездках по задачам подразделения.
- Должностная инструкция, из которой следует разъездной формат работы.
- При необходимости — косвенные расчеты износа и расхода топлива.
- Топливные чеки и квитанции за расходные материалы.
- Документы на техобслуживание: акты, счета, фискальные чеки.
- Иные платежные подтверждения расходов, связанных с перемещениями.
Лучше иметь комбинированный набор доказательств (например, путевой лист плюс чеки на ГСМ), что упростит обоснование производственных поездок и учет расходов.
НДФЛ и начисления по травматизму
Компенсации, предусмотренные законодательством и связанные с исполнением трудовой функции, в пределах установленных норм освобождаются от НДФЛ (ст. 217 НК РФ), а также не требуют начисления платежей на страхование (ст. 422 НК РФ).
Когда величина возмещения выбрана произвольно и не опирается на расчеты и первичку, высока вероятность доначислений НДФЛ и взносов; разумно утвердить понятную формулу и подтверждать ее документально.
Необходимо хранить доказательства права собственности работника на используемое авто и бумаги по расходам, понесенным в интересах работодателя.
Чтобы возмещение оставалось вне НДФЛ и без начисления страховых платежей, соблюдайте условия.
- Письменно закрепите согласованный размер компенсации между сторонами.
- Получите копии СТС и ПТС, подтверждающие право на транспорт.
- Собирайте первичные документы, подтверждающие фактические траты.
Автор: Д. Афанасова
