Во внутренних регламентах большинство работодателей закрепляют ключевой документ: уже после первых требований проверяющих предъявляют именно штатное расписание, даже при отсутствии прямой нормы в кодексе. Истребовать его способны разные регуляторы, не только инспекторы по труду.
Этот документ фиксирует архитектуру подразделений, состав и численность персонала, а также совокупную сумму месячных выплат; несмотря на «необязательный» статус, для бизнеса это базовый инструмент управленческого учета и кадровой политики.
Штатное расписание и ТК РФ: позиция закона
По действующим нормам прямого императива хранить «штатку» для всех юридических лиц не прописано, однако ее отсутствие обычно трактуют как нарушение требований трудового законодательства.
Упоминания встречаются в двух местах: в статье 15 о трудовых взаимоотношениях и в статье 57 о содержании договора, где трудовая функция описывается через должность, фигурирующую в штатном расписании.
Отсюда логичный вывод: у каждого работодателя должен быть утвержденный экземпляр.
Работать без такого документа допускается в отдельных случаях:
- Без статуса ИП — физические лица, не ведущие предпринимательскую деятельность.
- Микропредприятия по ст. 309.2 ТК РФ.
- НКО, соответствующие критериям ст. 309.1 ТК РФ (см. ст. 309.2 ТК РФ).
Типовой бланк Т‑3 применяют многие, но обязанности пользоваться именно им нет.
Зачем нужна «штатка» бизнесу и проверяющим
Для налоговых органов документ полезен при анализе средней зарплаты и уровня оплаты труда, а СФР сверяет по нему взносы и индивидуальные сведения; такие запросы встречаются и в камеральных проверках.
При спорах из‑за сокращения численности либо штата именно этот источник подтверждает, что изменения структуры реальны, а не фиктивны.
В управлении персоналом руководитель, опираясь на «штатку», планирует траты по подразделениям, оценивает эффективность и задаёт доплаты и надбавки; это часть кадрового делопроизводства, документооборота и комплаенса.
Как оформляют и кто подписывает
Утверждение проводят распорядительным актом руководителя; любые корректировки также вносят через отдельный приказ.
Подпись на приказе ставит директор, а на самой форме обычно расписываются руководитель и главный бухгалтер.
Обязанности знакомить сотрудников с документом нет, в том числе при приёме на работу.
Срок действия и периодичность обновлений
Фиксированный период действия не устанавливается.
Сформировав форму однажды, компании затем меняют ее по мере необходимости: к примеру, после очередной индексации окладов.
Иногда целесообразно переутверждать ежегодно, когда перестраиваются направления деятельности или повышаются требования к квалификации: закрываются свободные ставки, снижается численность, переименовываются должности и т. п.; значительный объём новшеств — повод выпустить новую редакцию.
Если в распорядительном акте указан период, например три года, по истечении допустимо продлить действие прежнего варианта отдельным приказом.
Изменения: варианты и уведомления
Доступны два пути: добавить правки в действующую редакцию либо принять новый текст документа.
В любом из вариантов издают приказ (распоряжение).
Обычно согласование с персоналом не требуется, кроме случаев влияния на существенные условия; прежде всего это касается величины оплаты.
При уменьшении или увеличении заработка уведомление направляют заранее; при снижении — не позднее чем за два календарных месяца.
По окончании срока уведомления оформляют приказ о корректировке, затем подписывают дополнительные соглашения.
Важно помнить: ознакомление работника с приказом не означает его согласия на изменение условий договора.
Темы для справки в «Бераторе»
- Порядок утверждения документа — Бератор.
- Что такое «штатная книга» и как ее вести — Практическая энциклопедия бухгалтера.
- Состав разделов и какие данные включает — Практическая энциклопедия бухгалтера.
- Алгоритм внесения правок — Бератор.
2026: новый размер МРОТ
С начала года сумма МРОТ установлена на отметке 27 093 руб.; оплата за полностью отработанный месяц не может опускаться ниже этой величины. При наличии низкооплачиваемых позиций с началом 2026 года придется поднять оклады в форме до установленного минимума.
Обязательные должности для крупных организаций
Работодатель сам формирует структуру, однако для больших компаний установлены минимальные требования к некоторым функциям:
- Специалист по охране труда — при численности свыше 50 человек (ст. 217 ТК РФ; письмо Минтруда от 10.06.2016 № 15‑2/ООГ‑2136).
- Ответственный за воинский учет — при численности более 500 человек (п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719).
Ставка мобилизованного: что делать с позицией
В отношении мобилизованных трудовые договоры не прекращены, а приостановлены.
Работодатель вправе временно принять другого специалиста по срочному договору на время отсутствия (ч. 4 ст. 351.7 ТК РФ), но уменьшать ставку мобилизованного запрещено, поскольку за ним сохраняется место.
Форма документа и альтернативы
Штатное расписание — обезличенная форма: без фамилий и персональных данных. Она отражает численность, должности, уровень оплаты, суммарные начисления и т. п.
Распространен стандарт Т‑3, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, но обязательности применять именно его нет: допускается собственный макет, утвержденный руководителем и включенный в учетную политику.
В унифицированной форме предусмотрено заполнение всех полей; например, графы «Разряд» и «Надбавка» обязательны, если для роли установлен разряд или предусмотрены доплаты/премии.
Поля формы: что указывать
- 1–2. Подразделение и его код: наименования отделов, департаментов, цехов, групп и прочих единиц должны совпадать с формулировками в трудовых договорах; коды присваивают по внутреннему классификатору (при его отсутствии — по собственным правилам).
- 3. Наименование должности, разряд/класс/категория, квалификация: указывайте названия в именительном падеже, без иностранной лексики и сокращений; формулировка должна совпадать с приказом о приеме и с условиями договора. Не стоит придумывать непонятные наименования, а для льготных профессий используйте официальные классификаторы и профстандарты; с 2026 года действует обновленный классификатор.
- 4. Количество единиц по каждой позиции: допускаются дробные значения (например, 0,5 — неполная занятость). Если на одной роли трудятся три человека по 0,5, то можно указать 1,5; важно фиксировать точное количество, чтобы исключить споры.
- 5. Тариф (оклад): ставку проставляют напротив должности. Для неполной ставки вписывают оплату за полную, а долю определяет показатель в графе количества. При почасовой системе фиксируют цену часа в рублях; ставки внутри одной должности должны быть единообразны. Для дифференциации используйте разные названия (например, «старший», «ведущий»), а компенсации отражайте в специальных графах.
- 6–8. Надбавки и доплаты: перечисляют все предусмотренные выплаты — персональные, за стаж, за работу с секретными сведениями, за вредные условия, районные коэффициенты и процентные надбавки для северных территорий. Каждую позицию показывают отдельно; при недостатке места расширяйте форму. При индивидуальных условиях сумму допустимо вынести в примечания.
- 9. Итого в месяц: здесь показывают начисления за месяц — сумму тарифной части и надбавок, умноженную на количество единиц по позиции.
- 10. Примечания: можно сослаться на Положение об оплате труда, если все нюансы невозможно расписать в форме.
При необходимости используйте шаблон Т‑3 либо внутренний макет, закрепленный в учетной политике.
Готовые шаблоны: перечень
- Т‑3: шаблон документа — Практическая энциклопедия бухгалтера.
- Приказ об утверждении — форма от Бератора.
- Исправления в действующий документ — пример приказа.
- Корректировка из‑за индексации — образец.
Двойные наименования должностей при совмещении
Комбинированные названия допустимы, если они предусмотрены квалификационными справочниками: например, «бухгалтер‑кассир»; встречаются также «слесарь‑сантехник». Эту практику подтверждала ГИТ по г. Москве (письмо от 06.07.2020 № 77/10‑26013‑ОБ/18‑1299).
Сокращение: нужен ли новый вариант документа
При сокращении исключают позиции из текущей формы, то есть документ изменяют.
ТК РФ не устанавливает конкретных сроков и процедуры, но по ч. 2 ст. 180 сотрудников предупреждают персонально и под подпись не позднее чем за два месяца. Следовательно, редакцию утверждают до начала мероприятий, а дату вступления в силу ставят после истечения уведомительного срока.
Одна ставка и несколько людей на неполной занятости
Запрета оформлять двух и более работников на одну позицию при частичной занятости нормами ТК РФ не установлено.
Оплату производят пропорционально времени либо выполненному объему; поэтому количество людей в штате может отличаться от числа единиц, отраженных в форме.
Позиция ГИТ (14.03.2024 № ПГ/03298/10‑8505‑ОБ/1072): допустимо деление одной единицы между двумя по 0,5 либо четырьмя по 0,25 и т. п.
Реквизиты компании в приказе об утверждении
Роструд пояснил: обязанности включать реквизиты организации в приказ об утверждении штатного расписания действующие нормы не возлагают.
Ответственность и штрафы
Отдельной санкции именно за отсутствие документа в ТК нет.
На практике применяют ч. 1 ст. 5.27 КоАП: для должностных — штраф от одной до пяти тысяч рублей, для организаций — от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.
